Koud e-mailen effectief gebruiken

Een effectieve koude e-mail moet de perfecte balans vinden tussen bondigheid en persoonlijkheid.

Voor een freelancer of solopreneur is dat veel gemakkelijker gezegd dan gedaan – maar het is zeker niet onmogelijk.

In deze post delen we bruikbare tips om je te helpen effectievere koude e-mails te schrijven die ook echt positieve reacties opleveren.

Onderzoek uw prospects

Ondanks het feit dat je prospects koud e-mailt, moet je een goed begrip hebben van wie ze zijn en wat ze belangrijk vinden om een e-mail op te stellen die bij hen aanslaat. Onderzoek dus eerst uw doelgroep en stel een ideaal klantprofiel (ICP) op als leidraad voor uw berichtgeving, voordat u een onderwerpregel schrijft.

Onderzoek naar je ICP levert een verzameling pijnpunten voor prospects op en gemeenschappelijke punten die je later kunt opnemen. Het zal ook onthullen welke mensen open zouden kunnen staan voor jouw diensten als freelancer of solopreneur, waardoor je tijd en moeite bespaart die je had kunnen verspillen aan ongeschikte prospects.

Als je eenmaal een korte lijst hebt van personen of organisaties die overeenkomen met jouw ICP, ga dan naar professionele sites zoals LinkedIn of zakelijke websites van bedrijven om hun contactgegevens te vinden. Je kunt ook een outreach-platform zoals Hunter.io gebruiken om de professionele e-mailadressen van prospects te vinden en te verifiëren.

Onthoud dat koude e-mails die worden verzonden naar gesloten, ongeldige of niet-bestaande e-mailadressen niet kunnen worden afgeleverd en als een harde bounce worden beschouwd. Te veel harde bounces kunnen je geloofwaardigheid bij e-mailproviders aantasten, waardoor je bericht meteen in de spammap van de ontvanger terechtkomt.

  • Bepaal de doelgroep voor je freelance- of solopreneursdiensten.
  • Stel een ICP op voor uw koude e-mails en identificeer potentiële prospects.
  • Vind betrouwbare contactgegevens via outreach-platforms.

Maak een overtuigende onderwerpregel

Als een koude e-mail een eerste indruk is, dan is een onderwerpregel eigenlijk een digitale handdruk. Je hebt milliseconden om de aandacht van de prospect te trekken en in de zee van e-mails die je kunt vinden in de inbox van de gemiddelde manager, directeur of leidinggevende, wil je dat die handdruk zelfverzekerd en opvallend is.

Over het algemeen is het verstandig om in het bereik van negen woorden en 60 tekens te blijven voor e-mailonderwerpregels.

Meer dan de helft van de marketeers zegt dat onderwerpregels die nieuwsgierigheid opwekken het meest effectief zijn voor open rates, terwijl 36% hetzelfde zegt over onderwerpregels met promoties en 27,9% over onderwerpregels die urgentie uitdrukken. Afhankelijk van je ICP kan een onderwerpregel met een emoji de open rates met 22% verhogen.

Om een overtuigende onderwerpregel te maken, moet u rekening houden met het standpunt van uw prospect en wat er voor hem of haar in zit na het openen van uw koude e-mail. Uw doel is om hun interesse te wekken, hetzij met een actueel probleem of een gedeeld gemeenschappelijk belang, met behulp van zakelijke en vriendelijke taal zoals:

  • « X tips voor het elimineren van [pijnpunt van prospect] ».
  • « [Wederzijdse connectie] raadde me aan contact op te nemen »
  • « [Naam ontvanger], heb je erover nagedacht om van X over te stappen? »

Personaliseer je bericht

De kans is groot dat je ontvanger alleen vandaag al meer dan 120 zakelijke e-mails heeft ontvangen. Neem even de tijd om uw koude e-mail te personaliseren voordat u begint met een algemene boodschap. Personalisering helpt om een band op te bouwen met uw prospects en laat zien dat u onderzoek hebt gedaan.

Identificeer een interessant feit of prestatie die u en de prospect kunnen delen, zoals uw alma mater of beroepsvereniging. Andere onderzoekbare feiten die je kunt gebruiken om je boodschap te personaliseren, zijn pijnpunten in de sector of openstaande vacatures en hoe jouw diensten daarbij kunnen helpen.

Door je in te leven in de problemen van je prospect, presenteer je jezelf als een echte zakenpartner-niet als de zoveelste freelancer of solopreneur. Als je de tijd neemt om je bericht te personaliseren, zorg je er ook voor dat je koude e-mail opvalt tussen de tientallen andere e-mails in de inbox van je prospect.

Eenvoudige manieren om koude e-mails te personaliseren zijn bijvoorbeeld:

  • « Als directeur inhoud bij [bedrijf] ontvang je ongetwijfeld dagelijks honderden koude e-mails van collega-schrijvers. »
  • « Het is geweldig om in contact te komen met een mede-alumnus van [Universiteitsnaam], ik heb ook [Major of Program] gestudeerd! »
  • « Ik volg [Bedrijfsnaam] op LinkedIn en merkte dat uw team op zoek is naar een [Marketingrol], vandaar dat ik contact opneem. »

Stel jezelf en de e-mailcontext voor

Als freelancer of solopreneur kun je prospects om verschillende redenen koud mailen, of je nu op zoek bent naar nieuwe klanten, zakelijke aanbevelingen wilt of professioneel advies wilt inwinnen.

Als je doorgaat met de bovenstaande tip om je koude e-mail te personaliseren, vergeet dan niet om ook het doel van het bericht uit te leggen zodat de ontvanger beter begrijpt waarom je contact opneemt. Nadat je hebt geopend met een persoonlijke beschrijving, kun je een of twee zinnen gebruiken om jezelf voor te stellen en de context van de e-mail uit te leggen.

Gebruik duidelijke taal om het doel van de e-mail te omschrijven, zoals:

  • « Ik neem contact met u op over de vacature [Marketingrol] bij [Bedrijfsnaam]. »
  • « Onze wederzijdse contactpersoon, [Naam contactpersoon], raadde me aan contact met u op te nemen voor meer informatie over [onderwerp]. »
  • « Ik zag dat [Bedrijfsnaam] onlangs is uitgebreid en ik denk dat mijn [Servicetype] zeer nuttig zou zijn als u gaat uitbreiden. »

Benadruk je waardepropositie

Zodra je jezelf en het doel van je e-mail hebt voorgesteld, vergeet dan niet om je unieke waardepropositie te benadrukken, ook wel bekend als wat jouw koude e-mail onderscheidt van de andere 100+ in de inbox.

Je waardevoorstel moet gekoppeld zijn aan de context van je e-mail om relevant te blijven voor de ontvanger.

Als je dus een e-mail stuurt over een openstaande marketingfunctie, leg dan uit hoe jouw freelance diensten kunnen bijdragen aan die functie en wat jij als freelancer precies inbrengt.

In dit geval kunnen directe manieren om je waardepropositie op een relevante manier te benadrukken zijn:

  • « Ik zie dat jullie op zoek zijn naar nieuwe sales in Noord-Amerika. Ik heb als [rol] in [regio] gewerkt voor [aantal jaren] en ik heb veel expertise in [specialiteit]. »
  • « Hoewel u misschien op zoek bent naar een fulltime werknemer, kan ik dezelfde vaardigheden bieden, maar met een grotere veelzijdigheid wat betreft werktijden en mogelijke reisschema’s. »
  • « Als freelancer die met uw organisatie samenwerkt, kunt u besparen op [Jaarlijkse kosten] terwijl u toch [Gespecificeerde doelen] kunt bereiken. »

Geef sociaal bewijs weer in je e-mail

Door sociaal bewijs in je e-mail weer te geven, geef je een stempel van goedkeuring van anderen in je branche. Van recensies en getuigenissen tot casestudy’s en certificeringen, social proof maakt je een expert in je vakgebied, of ondersteunt op zijn minst de waarde die je eerder hebt gedefinieerd.

Je kunt elementen van sociaal bewijs verweven in je eerste introductie wanneer je duidelijk maakt wie je bent en waarom je contact opneemt, zoals het noemen van eerdere functies die je hebt gehad. Je kunt ook pictogrammen of afbeeldingen in de voettekst van je koude e-mail plaatsen om sociaal bewijs aan te tonen, zoals:

  • Branchecertificeringen en referenties, zoals HubSpot of Moz.
  • Links naar case studies of verdiende media, zoals plaatsing op gerenommeerde zakelijke sites.
  • Logo endorsements van huidige en eerdere klanten.

Voeg een duidelijke CTA toe

Elke koude e-mail heeft een beknopte call-to-action (CTA) nodig, zodat de ontvanger weet welke stappen hij moet ondernemen. Hoewel het veilig is om aan te nemen dat de meeste solopreneurs willen dat ontvangers van koude e-mails vrijwillig een communicatielijn openen, zal een CTA van « Bel me » waarschijnlijk geen actie uitlokken.

En dan hebben we het nog niet eens over het feit dat de meeste ontvangers het in het post-COVID-tijdperk beu zijn om te horen dat ze moeten bellen. Niet alleen is die zin algemeen en te veel gebruikt, maar het is ook een behoorlijk grote vraag als je iemand mailt die je nog nooit eerder hebt gesproken. Wanneer was de laatste keer dat je een vreemde vrijwillig je kostbare tijd hebt gegeven?

In een tijd waarin de gemiddelde open rate van e-mails bijna 38% is, maar de gemiddelde click-through rate (CTR) nauwelijks 9% haalt, streef dan naar een duidelijke CTA die wat meer persoonlijkheid en doel heeft, zoals:

  • « Kunt u bevestigen of [Onderwerp] een pijnpunt is dat u momenteel ervaart? »
  • « Kan ik een gepersonaliseerde video delen om te laten zien hoe ik uw conversiepercentages kan verbeteren? »
  • « Bent u geïnteresseerd in een gratis rapport over hoe uw website het doet in vergelijking met uw top drie concurrenten? »

Houd je e-mails kort

Ondanks de belangrijkste elementen van een koude e-mail, zoals personalisering, een goede introductie en een waardevoorstel, moet je bericht kort blijven. Stel je e-mail op in korte alinea’s en zorg ervoor dat je het gemakkelijk kunt doorbladeren. Vermijd zware tekstblokken, want die zijn ontmoedigend (en worden vaak verwijderd voordat ze gelezen zijn).

Houd er rekening mee dat de meeste e-mails worden gelezen vanaf mobiele apparaten, zoals smartphones. Je koude e-mail moet gemakkelijk te volgen zijn als je hem mobiel leest en mag het scherm niet overspoelen met tekstblokken. Vergeet ook niet om slechts één CTA op te nemen, zodat ontvangers een duidelijke vervolgstap hebben.

Handige tips om je e-mails kort te houden zijn onder andere :

  • Stel je e-mail eerst op in opsommingstekens om je belangrijkste boodschap in te korten.
  • De kopij van je koude e-mail door Grammarly halen om overbodige taal te verwijderen.
  • Een kopie van uw koude e-mail naar uzelf sturen zodat u deze op meerdere apparaten kunt bekijken.

Maak een professionele e-mailhandtekening

Afgezien van de social proof-pictogrammen of links in de voettekst van je e-mail, geeft je e-mailhandtekening een echt persoonlijke uitstraling aan je koude e-mail. Het is ook het laatste wat de ontvanger van je e-mail leest.

Daarom is het noodzakelijk om een professioneel uitziende e-mailhandtekening te maken die onderaan elk bericht staat, vanaf de eerste koude e-mail tot en met elke nieuwe conversatie.

Vergeet niet dat u als freelancer of solopreneur uw bedrijf bent en dat uw handtekening dat moet weerspiegelen. Misschien wil je een professionele kopfoto, contactgegevens en links naar andere veilige plaatsen waar prospects je online kunnen vinden, zoals je LinkedIn-profiel of bedrijfswebsite, toevoegen.

Elementen die u in gedachten moet houden bij het maken van een handtekening voor koude e-mailing zijn onder andere:

Uw volledige naam, telefoonnummer en toestel indien nodig.
Een persoonlijk tintje, zoals een professionele kopfoto of avatar.
Voorbeelden van sociaal bewijs, zoals social media handles of verdiende media.

Houd er rekening mee dat de meeste e-mails worden gelezen vanaf mobiele apparaten, zoals smartphones. Je koude e-mail moet gemakkelijk te volgen zijn als je hem mobiel leest en mag het scherm niet overspoelen met tekstblokken. Vergeet ook niet om slechts één CTA op te nemen, zodat ontvangers een duidelijke vervolgstap hebben.

Handige tips om je e-mails kort te houden zijn onder andere :

  • Stel je e-mail eerst op in opsommingstekens om je belangrijkste boodschap in te korten.
  • De kopij van je koude e-mail door Grammarly halen om overbodige taal te verwijderen.
  • Een kopie van uw koude e-mail naar uzelf sturen zodat u deze op meerdere apparaten kunt bekijken.

Houd je e-mails kort

Afgezien van de social proof-pictogrammen of links in de voettekst van je e-mail, geeft je e-mailhandtekening een echt persoonlijke uitstraling aan je koude e-mail. Het is ook het laatste wat de ontvanger van je e-mail leest.

Daarom is het noodzakelijk om een professioneel uitziende e-mailhandtekening te maken die onderaan elk bericht staat, vanaf de eerste koude e-mail tot en met elke nieuwe conversatie.

Vergeet niet dat u als freelancer of solopreneur uw bedrijf bent en dat uw handtekening dat moet weerspiegelen. Misschien wil je een professionele kopfoto, contactgegevens en links naar andere veilige plaatsen waar prospects je online kunnen vinden, zoals je LinkedIn-profiel of bedrijfswebsite, toevoegen.

Elementen die u in gedachten moet houden bij het maken van een handtekening voor koude e-mailing zijn onder andere:

  • Uw volledige naam, telefoonnummer en toestel indien nodig.
  • Een persoonlijk tintje, zoals een professionele kopfoto of avatar.
  • Voorbeelden van sociaal bewijs, zoals social media handles of verdiende media.

Vermijd grote bijlagen

Bijlagen in een koude e-mail zijn een tweesnijdend zwaard. Studies tonen aan dat het opnemen van een bijlage in je e-mail je open rates tot 15% kan verhogen en natuurlijk, welke freelancer of solopreneur zou geen snelle PDF of PowerPoint willen toevoegen om zijn waarde te illustreren?

Het nadeel van e-mailbijlagen is echter hun mogelijke impact op de bezorgbaarheid van e-mails.

De grootte van bijlagen die prospects in hun inbox kunnen ontvangen verschilt per e-mailserviceprovider, maar hoe groter de bijlage, hoe meer risico u loopt op de deliverability van uw bericht. Om de spammap te vermijden, moet u de limiet van 10 MB totale grootte of de limiet van 2 MB individuele grootte van bijlagen niet overschrijden.

Tactieken om grote bijlagen te vermijden en toch extra informatie op te nemen in een koude e-mail zijn:

  • Noodzakelijke bestanden uploaden naar een server en een link plaatsen in de voettekst van uw e-mail.
  • Lange casestudy’s omzetten in verteerbare infographics.
  • Een Loom-video opnemen en deze linken in de body van je e-mail.

Consequent opvolgen

Als freelancer of solopreneur geeft het versturen van follow-up e-mails aan dat je een goede relatie wilt opbouwen, zowel voor jezelf als voor de ontvanger. Consequent opvolgen getuigt van betrouwbaarheid, een zelfstartermentaliteit en de wens om connecties te verdiepen en nieuwe klanten te werven.

De algemene vuistregel is om minstens twee tot drie follow-up e-mails te sturen, vaak meer. De sleutel is echter om een evenwicht te vinden tussen volhouden en spammen. Wacht minimaal drie tot vier werkdagen voordat u uw eerste follow-upbericht verstuurt naar een prospect met een koude e-mail.

Wacht na uw eerste opvolgingsbericht nog eens minimaal drie werkdagen om een derde e-mail te versturen. Houd rekening met feestdagen, omdat veel mensen dan misschien niet naar hun e-mail kijken, en houd ook rekening met het weekend, waarin prospects met koude e-mails waarschijnlijk niet zullen reageren.

Zorg er ook voor dat u deze tips voor het opvolgen van koude e-mails in gedachten houdt:

  • Beantwoord uw oorspronkelijke koude e-mail zodat de hele thread in de inbox van een prospect terechtkomt.
  • Pas uw onderwerpregels aan om aan te geven dat u opvolgt, zoals « Even controleren, [naam ontvanger]. »
  • Pas de inhoud van uw koude e-mail een beetje aan zodat u niet meerdere keren exact hetzelfde bericht verstuurt, en vergeet niet te focussen op personalisering en waardepropositie.

Testen en verfijnen

De enige manier om koude e-mails effectief te gebruiken, is om uw inspanningen na verloop van tijd voortdurend te verfijnen.

Nadat u uw eerste ronde koude e-mails hebt afgeleverd en opgevolgd, bekijkt u uw analyses. Welke prospects hebben gereageerd en behoren ze tot een specifiek segment van uw ICP dat aangeeft meer geïnteresseerd te zijn? Welke onderwerpregels hadden de hoogste open rates en welke CTA had de beste CTR?

Neem deze bevindingen mee naar de tekentafel. Herzie je berichtgeving op basis van eerder succes. A/B-test vervolgens elementen van je vorige koude e-mail tegen je updates om de effectiviteit te meten. Gebruik deze resultaten als leidraad voor de volgende iteratie van uw koude e-mailcampagne.

Om uw technieken voor koude e-mails voortdurend te testen en te verfijnen, houdt u statistieken bij zoals:

  • Gemiddelde open rate om de effectiviteit van uw onderwerpregels te beoordelen.
  • Gemiddelde click-through rate (CTR) om de effectiviteit van je CTA te meten.
  • Gemiddelde bounce rate om de geloofwaardigheid van de contactgegevens van uw prospects te bepalen.

***

Het schrijven van koude e-mails kan een geweldige manier zijn om nieuwe kansen te benutten en meer klanten te krijgen. Het volgen van deze tips kan het proces een beetje makkelijker maken.

Klaar om uw bureau op een hoger plan te brengen met HighLevel en AI? Start hier uw gratis proefperiode van 14 dagen.